Tu es en pleine réunion et tu n’arrives plus à suivre ce qui est dit ? Tu ne sais pas quoi noter ou tu veux tout simplement pouvoir toi aussi participer à la réunion ? Et bien tu tombes parfaitement car je t’explique tout ce qu’il y a à savoir pour prendre des notes de façon efficace et rapide pour ton travail !
La solution que je te propose peut se découper en plusieurs étapes. Je t’explique tout en profondeur au fur et à mesure de cet article.
Avant la réunion
Il faut établir :
- L’ordre du jour, agenda, planning de la réunion
- L’objet de la réunion
- Qui participe à la réunion (absences ?)
- Les destinataires de ton compte rendu et de leurs attentes
- Le format attendu de ton compte rendu
- Les questions à poser
- Préparer ou utiliser un modèle de prise de notes (templates)
Pendant la réunion
- Utilise tout ce que tu peux pour réduire ton temps d’écriture (liste, mots-clés, abréviations)
- Concentre-toi sur les faits présentés, les problèmes rencontrés, les décisions prises et les actions à entreprendre
- Évite de faire du recto verso si tu écris sur un cahier ou des feuilles
Après la réunion
- Relire et réécrire tes notes
- Faire un résumé
- Partager les notes
- Archiver les notes
Je te propose de lire la suite de l’article si tu souhaites avoir plus de détails sur les différents points mentionnés ci-dessus. On commence directement par :
La préparation
Se préparer pour une réunion est essentiel !
Prendre des notes tout en comprenant ce qui se dit et apporter ton expertise n’est pas chose aisée. Te préparer avant le “combat” te permettra d’être vraiment professionnel-le et productif-ve et te facilitera grandement la vie, crois-moi 🤓.
Après avoir nommé et daté ton document de prise de notes, je te propose de suivre le modèle suivant pour prendre tes notes :
Modèle
Je vais t’expliquer comment remplir ce document en 6 étapes dans une seconde. Saches que tu es libre d’adapter ce qui est dit dans cet article pour que les notes te conviennent à toi. C’est le plus important !
1. Établir la liste des participants
Je te propose d’établir la liste des participants de la réunion une fois que le document est titré et daté. Si beaucoup de personnes participent, nomme seulement les participants principaux. Soit ceux qui prennent les décisions et ceux qui sont ou seront en “action”. (En gros ceux qui vont devoir travailler.)
2. Noter l’ordre du jour
Tu peux ensuite sauter la zone résumée, j’y reviendrai plus tard, pour remplir la section ordre du jour, la colonne vertébrale de la réunion et donc de tes notes. D’après mes recherches, tu peux transposer l’ordre du jour, dans la section note générale en tant que titres et organiser en conséquence tes notes.
3. Préparer des questions
J’ai inclus dans ce modèle une section questions si tu ressens le besoin d’en préparer au préalable. Les questions montreront aux participants que tu es venu-e préparée et cela te permettra de participer et surtout de faire avancer la réunion.
4. La section des décisions et des actions
C’est avec ces deux sections, comme leur nom l’indique, que tu pourras remplir les décisions qui ont été prises, qui les as prises ainsi que les actions qui ont été choisies et pour qui.
Ces deux sections sont importantes car c’est celles-ci que tu peux présenter à tes collègues lorsque ce qui a été dit a été oublié ou si elles sont contestées.
En tant que preneur-se de note, il est très important que tu sois très clair dans tes notes et que tu te donnes toutes les clés en mains au préalable pour te défendre en cas de besoin.
5. Se laisser une section pour une To Do liste
Après ces deux sections, tu peux préparer un espace pour une “To Do” ou liste des tâches avant ta séance ou pendant si tu en ressens le besoin, à toi de voir.
Cette section diffère de celle des actions et des décisions car elle est principalement utilisée pour ton propre besoin, pour te rappeler ce que TU dois faire.
6. Laisser un espace pour prendre des notes
Pour finir, il y a enfin un espace prévu pour prendre les fameuses notes. Je te conseille de mettre cette section vers le bas de ta page si tu utilises une méthode manuscrite. Une fois que tu n’as plus d’espace, il ne te reste plus qu’à prendre une nouvelle feuille et continuer à écrire.
Les différentes étapes du modèle de prise de note
Une fois que tu t’es familiarisé avec ce modèle de prise de notes, je te propose de lire mes derniers conseils sur la prise de notes pure et dure en réunion et de ce qu’il faut faire une fois qu’elle est finie.
La prise de notes pendant la réunion
Avant que la réunion commence, j’ai trouvé un conseil original et que j’aime vraiment bien : si les participants de la réunion ne sont pas des collègues habituel-les, tu peux dessiner un petit schéma d’où sont assises les personnes en écrivant leurs initiales. Cela permettra à ton cerveau de les restituer à leur place et te rappeler qui est qui. *1
Comme autre conseil, tu peux aussi utiliser des abréviations, des listes et des phrases courtes. Le plus important, c’est que tu te comprennes plus tard ! (Les notes ne doivent pas forcément être directement lisibles par toutes et tous.)
Concentre-toi sur l’essentiel lorsque tu écris des notes en gardant en tête :
- Les faits présentés
- Les problèmes rencontrés
Tu peux également noter les décisions prises & les actions à entreprendre dans leur section respective.
Ahhh, ça fait du bien d’être préparé-e, non ?
Gérer ses notes après la réunion
Je te conseille de toujours bloquer du temps (min 15mn~) après ta séance pour relire toutes tes notes et les mettre au propre et lisible par tes collègues.
En première étape, tu peux mettre en avant les informations que tu considères comme importantes en les marquants ou en les mettant en gras.
Après avoir réécrit tes abréviations et suite de mots discontinus en paragraphe, je te conseille de synthétiser le tout dans la section « résumé ». Il est assez rare que les gens ont la patience de lire des notes qui font 4 pages…
Une fois que ton document de note est prêt, il ne te reste plus qu’à l’envoyer dans un mail 📧.
Si tu es encore ici à lire cet article, c’est que tu es motivé pour prendre des notes de manière efficace et que tu es intéressé par le sujet. Je te propose d’en finir avec la dernière section en te proposant un outil qui pourrait se révéler vraiment pratique :
La transcription audio
Est-ce que tu savais que de prendre des notes durant une réunion provoque une surcharge mentale pour ton cerveau ? Plusieurs études *2 *3 *4 ont démontré que, durant une séance, le cerveau doit constamment faire attention à la discussion tout en écrivant des notes et en essayant de mémoriser les informations importantes. Cet échange constant entre ces deux tâches compétitives fait que la majorité des participants de ces études se sentaient insatisfaits.
Pour éviter cette surcharge mentale, les scientifiques de cette étude *2 ont décidé de tester l’outil de la transcription audio. Bon, c’est à tenir avec des pincettes car seulement 26 personnes ont participé à l’étude mais reste que ça pourrait être une solution intéressante.
Le résultat a démontré qu’avec l’utilisation de cet outil, il y a eu une augmentation de la participation des candidats à la discussion et que cela aurait réduit leur perception de surcharge mentale. La méthode aurait également amélioré les informations retenues 2 mois après le test. Le résultat était comparé à la méthode manuscrite de prise de note avec des feuilles et un stylo.
Sources
- https://www.youtube.com/watch?v=cYFD09vQd3E&ab_channel=FirmLearning
- https://dl.acm.org/doi/pdf/10.1145/2145204.2145260
- Olive, T. “Working Memory in Writing: Empirical Evidence from the Dual-Task Techniques.” In European Psychologist, 9 (1), 2004, 32-42. http://dx.doi.org/10.1027/1016-9040.9.1.32
- Piolat, A., et al. “Cognitive effort in note taking. Applied Cognitive Psychology”, 2004, 1-22.http://dx.doi.org/10.1002/acp.1086
Inspirations
- https://www.deastanceservices.fr/externalisation-de-service/prise-de-notes-reunion-methodologie/
- https://www.blog-assistantes.fr/2011/02/03/les-7-secrets-de-la-prise-de-notes-en-reunion/
- https://www.codexa.fr/redaction-compte-rendu/prise-notes-reunion/
- https://www.youtube.com/watch?v=7Wr0qg-Niuw&ab_channel=TheFinancialController
- https://www.youtube.com/watch?v=cST_Q5VpLRw&ab_channel=EmelieLindström-Productivity%26WorkSkills
